Rückruf-Service einrichten

Der Rückruf-Service ist für Betriebe gedacht, die tagsüber unterwegs oder mit Kunden beschäftigt sind und deshalb nicht jeden Anruf annehmen können: Statt aufzulegen oder es gar nicht erst zu versuchen, hinterlässt der Website-Besucher seinen Namen, seine Telefonnummer und wann es ihm passt. Sie rufen dann zurück, wenn es in Ihren Tag passt — ohne verpassten Anruf und ohne dass der Interessent zur Konkurrenz weiterklickt.

Bewusst keine Telefonanlage: Es wird nichts automatisch verbunden und keine Gesprächsminute abgerechnet. Sie bekommen eine Arbeitsliste und rufen mit Ihrem eigenen Telefon zurück. Deshalb gibt es hier auch keine Rufnummern-Verwaltung und keine Einrichtung, für die man einen Techniker braucht.

So funktioniert es im Überblick

Sie betten das Widget einmal auf Ihrer Website ein (siehe Widget einbetten).
Ein Besucher füllt das Formular aus, kreuzt die Einwilligung an und klickt auf Rückruf anfordern.
Die Anfrage landet sofort in Ihrem RapidTools-Konto, und Sie erhalten eine Benachrichtigungs-E-Mail. Hat der Besucher freiwillig seine E-Mail-Adresse angegeben, bekommt er zusätzlich eine automatische Bestätigung.
Sie rufen zurück und markieren die Anfrage danach als Erledigt.

Zwei Darstellungen: fest oder schwebend

In den Einstellungen wählen Sie unter Wie soll das Widget erscheinen? eine von zwei Varianten:

Fest auf der Seite — das Formular steht genau dort, wo Sie den Code einfügen. Der klassische Weg für eine Kontaktseite.
Schwebender Button unten rechts — auf jeder Seite Ihrer Website erscheint nur ein kleiner runder 📞-Knopf in der unteren rechten Ecke. Erst ein Klick darauf öffnet das Formular als Fenster, ein × schließt es wieder. So findet der Besucher den Rückruf von überall, ohne dass eine Seite dafür umgebaut werden muss.

Wichtig: Zu jeder Variante gehört ein eigener Einbettungs-Code. Wenn Sie hier umstellen, holen Sie sich bitte den passenden Code auf der Seite Einbetten und tauschen ihn auf Ihrer Website aus — sonst zeigt Ihre Seite weiterhin die alte Darstellung.

Einbetten

Öffnen Sie in Ihrem Konto das Widget Rückruf-Service und klicken Sie auf Einbetten. Dort stehen beide Codezeilen nebeneinander; die gerade eingestellte ist mit Ihre Einstellung markiert. Der einzige Unterschied ist der Zusatz data-mode="float":

<!-- Fest auf der Seite: dorthin einfügen, wo das Formular stehen soll -->
<script src="https://tools.rapidspark.de/embed.js" data-widget="IHR-SCHLÜSSEL" async></script>

<!-- Schwebender Knopf: einmal in den Fußbereich (Footer) der Website -->
<script src="https://tools.rapidspark.de/embed.js" data-widget="IHR-SCHLÜSSEL" data-mode="float" async></script>

Auf derselben Seite finden Sie außerdem einen Direktlink und einen QR-Code auf Ihr Formular. Den QR-Code können Sie auf Fahrzeugbeschriftung, Flyer, Visitenkarte oder Rechnung drucken — dann funktioniert der Rückruf sogar ganz ohne Website. Ganz unten zeigt eine Live-Vorschau, wie das Widget aktuell aussieht.

Einrichtung: Die Einstellungen-Seite

Öffnen Sie das Widget und klicken Sie auf Einstellungen. Die Seite ist in fünf Abschnitte gegliedert. Ganz unten speichern Sie mit Speichern; danach erscheint oben die Meldung „Einstellungen gespeichert.“.

Alles oder nichts: Wenn eine Eingabe nicht stimmt — etwa eine ungültige E-Mail-Adresse oder eine Uhrzeit, bei der „von“ nach „bis“ liegt — wird gar nichts gespeichert und Sie bekommen oben eine rote Meldung mit dem konkreten Problem. So gehen keine halben Änderungen unbemerkt durch.

Darstellung

Hier wählen Sie zwischen fester und schwebender Anzeige (siehe oben). Die Beschriftung des schwebenden Buttons ist der Text, der erscheint, wenn jemand mit der Maus auf dem Knopf stehen bleibt; Vorlese-Programme lesen ihn ebenfalls vor.

Farben, Schriften und Rundungen stellen Sie nicht hier ein, sondern zentral im Design-Editor (Schaltfläche 🎨 Design in der Widget-Übersicht). Dort gibt es sechs fertige Voreinstellungen samt Dunkel-Variante und eine Live-Vorschau. Für den schwebenden Modus empfehlen wir dort den Hintergrund Karte statt Nahtlos, damit das aufgeklappte Fenster auf jeder Website deckend bleibt.

Texte im Widget

Jeder sichtbare Text lässt sich ändern: Titel, Einleitungstext, Erfolgsmeldung, die Beschriftung des Absenden-Buttons sowie die Beschriftungen der Felder Name, Telefonnummer, Zeitfenster, Wunschtag, E-Mail und Anliegen. Das Sternchen für Pflichtfelder setzt das Widget selbst — Sie müssen es nicht mit eintippen.

Wichtig vor dem Livegang: Der voreingestellte Einleitungstext ist nur ein Platzhalter-Beispiel. Öffnen Sie Einleitungstext und prüfen Sie, dass dort Ihr eigener Firmenname steht (oder gar keiner). Ihre Website-Besucher sehen genau diesen Text, bevor Sie ihn ändern.

Felder im Formular

Unter Zeitfenster tragen Sie ein, wann Sie üblicherweise zurückrufen können — eine Zeile pro Zeitfenster, zum Beispiel:

Vormittags (8–12 Uhr)
Mittags (12–15 Uhr)
Nachmittags (15–18 Uhr)

Der Besucher wählt eines davon aus einer Auswahlliste. Die Option Egal müssen Sie nicht selbst eintragen — sie wird immer automatisch als letzte Wahl ergänzt. Bis zu 10 eigene Zeitfenster sind möglich.

Mit Wunschtag abfragen kommt zusätzlich ein Datumsfeld dazu. Das ist der Unterschied zwischen „vormittags“ und „Montagvormittag“: Wer freitags um 18 Uhr anfragt, meint fast immer Montag — mit dem Datum müssen Sie nicht raten. Unter Wunschtag höchstens so viele Tage im Voraus begrenzen Sie, wie weit in die Zukunft gewählt werden darf (Beispiel: 30 für etwa einen Monat). Das Feld bleibt für den Besucher freiwillig; ohne Angabe heißt das schlicht „so bald wie möglich“.

Die Checkbox Feld „Anliegen“ im Widget anzeigen blendet ein freiwilliges Freitextfeld ein, in dem der Besucher kurz schreiben kann, worum es geht.

Die Checkbox Freiwilliges E-Mail-Feld anzeigen ergänzt ein E-Mail-Feld. Es ist die Voraussetzung für die Bestätigungsmail (siehe unten) und bleibt immer freiwillig — die Telefonnummer ist und bleibt der Pflichtweg.

Erreichbarkeit

Ein Widget, das sonntags um 23 Uhr „Rückruf noch am selben Werktag“ verspricht, erzeugt genau die Enttäuschung, die Sie vermeiden wollten. Setzen Sie deshalb den Haken bei Hinweis außerhalb meiner Erreichbarkeit anzeigen und tragen Sie darunter Ihre Wochenzeiten ein: Haken beim Wochentag = an diesem Tag erreichbar, dazu „von“ und „bis“. Maßgeblich ist die deutsche Uhrzeit.

Außerhalb dieser Zeiten zeigt das Widget Ihren Hinweistext außerhalb der Erreichbarkeit, zum Beispiel „Wir sind gerade nicht erreichbar. Ihre Anfrage kommt trotzdem an – wir rufen Sie am nächsten Werktag zurück.“ Das Datum des nächsten erreichbaren Tages hängt das Widget automatisch an. Anfragen sind immer möglich, auch nachts und am Wochenende — es ändert sich nur der Text.

Benachrichtigung & Bestätigung

Im Feld Benachrichtigungs-E-Mail tragen Sie die Adresse ein, an die neue Rückrufwünsche geschickt werden. Lassen Sie das Feld leer, geht die Benachrichtigung an die E-Mail-Adresse, mit der Sie sich bei RapidTools angemeldet haben. Hat der Besucher eine eigene Adresse hinterlassen, können Sie direkt auf diese Benachrichtigung antworten — sie landet dann bei ihm.

Mit Bestätigungs-E-Mail an die anfragende Person senden bekommt der Besucher sofort eine automatische Bestätigung mit einer Zusammenfassung seiner Angaben — allerdings nur, wenn er freiwillig eine E-Mail-Adresse angegeben hat. Das spart die Nachfragen im Stil von „Ist meine Anfrage überhaupt angekommen?“. Den Einleitungssatz dieser Mail bestimmen Sie im Feld Text der Bestätigungs-E-Mail; Anrede, Zusammenfassung und Ihr Firmenname werden automatisch ergänzt. Antworten auf diese Bestätigung gehen an Ihre Benachrichtigungsadresse.

Datenschutz

Im Feld Text der Einwilligungs-Checkbox steht der Satz, den jeder Besucher ankreuzen muss, bevor er absenden kann. Ohne Haken lässt sich das Formular nicht abschicken — weder im Browser noch auf dem Server. Den Zeitpunkt der Einwilligung speichern wir mit und geben ihn im CSV-Export aus, damit Sie sie im Zweifel belegen können.

Tragen Sie unter Link zu Ihrer Datenschutzerklärung die Adresse Ihrer eigenen Datenschutzseite ein — vollständig mit https://, zum Beispiel https://ihre-website.de/datenschutz. Sie wird direkt hinter dem Einwilligungstext als Wort „Datenschutzerklärung“ verlinkt und öffnet sich in einem neuen Fenster. Unverschlüsselte http://-Adressen werden bewusst nicht übernommen.

Der zusätzliche Hinweistext ist optional und erscheint klein über dem Absenden-Button.

Unter Erledigte Anfragen automatisch löschen nach (Tage) legen Sie eine Aufbewahrungsfrist fest. Name und Telefonnummer sind personenbezogene Daten; erledigte Anfragen werden ab diesem Alter automatisch entfernt. Beispiel: 90 für drei Monate. Mit 0 wird nichts automatisch gelöscht — dann räumen Sie selbst über Löschen auf.

Tipp: Füllen Sie das Widget nach dem Einrichten einmal selbst probeweise aus — über den Direktlink oder den QR-Code auf der Seite Einbetten. So sehen Sie, ob die Benachrichtigungsmail tatsächlich ankommt (schauen Sie notfalls auch in Ihren Spam- oder Werbeordner), bevor echte Kundenanfragen davon abhängen.

Was der Besucher sieht

Im Widget stehen Ihr Titel und Einleitungstext, außerhalb Ihrer Erreichbarkeit zusätzlich Ihr Hinweistext. Darunter das Formular mit Name und Telefonnummer (beide Pflicht), je nach Einstellung E-Mail, Wunschtag, Zeitfenster und Anliegen sowie der Einwilligungs-Checkbox.

Nach dem Klick auf den Absenden-Button prüft das Widget die Eingaben direkt im Browser: Fehlt der Name, wirkt die Telefonnummer ungültig (mindestens 6 Zeichen, erlaubt sind Ziffern sowie +, -, Leerzeichen, Klammern und /), stimmt die E-Mail-Adresse nicht oder fehlt der Haken bei der Einwilligung, erscheint sofort ein Hinweis, ohne dass die Seite neu lädt. Passt alles, ersetzt Ihre Erfolgsmeldung das Formular.

Anfragen abarbeiten

Die Übersichtsseite

Auf der Hauptseite des Widgets sehen Sie oben 📞 Offene Anfragen mit der Anzahl daneben, darunter eine Tabelle mit Eingangszeit, Name, Kontakt (Telefonnummer als klickbarer Anruflink, darunter die E-Mail-Adresse als Mail-Link), dem Rückruf-Wunsch (Datum und Zeitfenster) und dem Anliegen. Zu jeder Zeile gibt es zwei Schaltflächen:

Erledigt — verschiebt die Anfrage in die erledigten Anfragen.
Löschen — entfernt die Anfrage endgültig, mit Sicherheitsabfrage.

Unterhalb finden Sie den aufklappbaren Bereich Erledigte Anfragen (letzte 50) mit der Schaltfläche Wieder öffnen, falls Sie eine Anfrage versehentlich abgehakt haben.

Achtung: Gelöschte Anfragen sind unwiderruflich weg — es gibt keinen Papierkorb und keine Wiederherstellung. Prüfen Sie vor dem Klick auf Löschen, ob Sie die Anfrage nicht eigentlich nur auf Erledigt setzen wollten.

CSV-Export

Die Schaltfläche CSV-Export lädt alle Anfragen dieses Widgets als Tabelle herunter — offene wie erledigte, mit Eingang, Status, Name, Telefon, E-Mail, Wunschtag, Zeitfenster, Anliegen und dem Zeitpunkt der Einwilligung. Die Datei ist auf deutsches Excel eingestellt (Semikolon als Trennzeichen, Umlaute korrekt) und lässt sich per Doppelklick öffnen. Praktisch, um eine Anfrage ins Angebotsprogramm zu übernehmen oder sich einen Überblick über ein Quartal zu verschaffen.

Hinweis zum Datenschutz

Über das Widget erheben Sie personenbezogene Daten Ihrer Website-Besucher (Name, Telefonnummer, optional E-Mail-Adresse und Anliegen). Das gehört in Ihre eigene Datenschutzerklärung — Näheres dazu, was RapidTools als Auftragsverarbeiter für Sie übernimmt und was in Ihrer Verantwortung bleibt, finden Sie in der Anleitung Datenschutz bei RapidTools-Widgets. Das Widget setzt keine Cookies und lädt keine fremden Dienste nach.

Häufige Fragen

Ruft RapidTools meine Kunden für mich zurück?

Nein. Das Widget nimmt nur den Rückrufwunsch entgegen und benachrichtigt Sie darüber. Zurückgerufen wird bei Ihnen im Betrieb, mit Ihrem eigenen Telefon. Genau deshalb gibt es weder Minutenpakete noch eine Begrenzung, wie viele Anfragen Sie im Monat entgegennehmen dürfen.

Der schwebende Knopf erscheint nicht auf meiner Seite — woran liegt das?

Fast immer daran, dass noch der Code ohne data-mode="float" eingebunden ist. Holen Sie sich auf der Seite Einbetten den zweiten Code („Schwebender Button unten rechts“) und ersetzen Sie damit die alte Zeile auf Ihrer Website.

Kann ich mehrere Zeitfenster gleichzeitig zulassen?

Der Besucher wählt genau eines Ihrer Zeitfenster aus — oder „Egal“, wenn es ihm nicht wichtig ist. Wie viele Zeitfenster Sie zur Auswahl stellen, bleibt Ihnen überlassen (bis zu 10).

Was passiert, wenn ich das Anliegen- oder E-Mail-Feld abschalte?

Dann sieht der Besucher das Feld gar nicht erst, und es wird auch nichts dazu gespeichert. Ohne E-Mail-Feld entfällt allerdings die automatische Bestätigungsmail — verschickt werden kann sie nur an eine Adresse, die jemand freiwillig angegeben hat.

Muss die Einwilligungs-Checkbox sein?

Sie ist fest eingebaut und lässt sich nicht abschalten — das ist im deutschsprachigen Raum die übliche und sichere Variante. Den Text dazu bestimmen Sie selbst, und Sie können Ihre Datenschutzerklärung direkt daneben verlinken.

Kann ich das Widget außerhalb meiner Öffnungszeiten ganz ausblenden?

Nein, und das ist Absicht: Wer abends auf Ihre Seite kommt, soll den Rückruf trotzdem anfordern können — Sie rufen dann am nächsten Werktag zurück. Statt zu verschwinden, sagt das Widget außerhalb Ihrer Zeiten ehrlich, wann Sie sich melden.

Wie lange bleiben Rückrufanfragen gespeichert?

So lange, wie Sie es unter Erledigte Anfragen automatisch löschen nach (Tage) festlegen. Steht dort 0, bleiben sie, bis Sie sie selbst löschen. Offene Anfragen werden nie automatisch entfernt.

Ich habe im Design-Editor ein Aussehen gewählt — überlebt das die Einstellungen?

Ja. Design und Modul-Einstellungen werden getrennt gespeichert; ein Klick auf Speichern in den Rückruf-Einstellungen lässt Ihr gewähltes Design unverändert.

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