Datenschutz & AVV

Sobald ein Widget Daten Ihrer Besucher entgegennimmt — einen Termin, eine Nachricht, eine Telefonnummer —, sind Sie dafür verantwortlich. Das klingt nach viel, ist aber in etwa 20 Minuten erledigt: ein paar fertige Textbausteine in Ihre Datenschutzerklärung, ein Vertrag, der ohnehin automatisch gilt, und eine kleine Regel für Freitextfelder.

1. Die gute Nachricht zuerst

Ein großer Teil der üblichen Datenschutz-Arbeit entfällt bei RapidTools, weil die Widgets bewusst schlank gebaut sind:

• Keine Cookies im Browser Ihrer Besucher. Die Widgets setzen keine Cookies — weder eigene noch fremde.
• Keine externen Dienste. Es werden keine Schriftarten, Skripte, Karten oder Bilder von fremden Servern nachgeladen. Alles kommt von einer einzigen Adresse.
• Hosting in Deutschland. Server und Datenbank stehen in einem deutschen Rechenzentrum (IONOS). Die Angaben Ihrer Besucher werden dort gespeichert und von uns nicht in die USA oder andere Drittländer übermittelt.
• Kein Tracking. Wir messen kein Nutzerverhalten, erstellen keine Profile und geben nichts an Werbenetzwerke weiter.

Daraus folgt der Punkt, nach dem am häufigsten gefragt wird: Allein wegen RapidTools brauchen Sie kein Cookie-Banner. Ein Einwilligungsbanner ist nötig, wenn Informationen auf dem Gerät des Besuchers gespeichert oder ausgelesen werden, die für den Dienst nicht unbedingt erforderlich sind. Genau das tun unsere Widgets nicht. Wenn auf Ihrer Website trotzdem ein Banner erscheinen muss, liegt das an anderen Bausteinen Ihrer Seite (Google Fonts, Google Maps, Analytics, Facebook-Pixel) — nicht an uns.

Welches Widget verarbeitet überhaupt personenbezogene Daten?

Bei den Bewertungen ist das erklärungsbedürftig: Die Rezensionen werden von unserem Server bei Google abgeholt, zwischengespeichert und dann fertig ausgeliefert. Der Browser Ihres Besuchers spricht nie mit Google. Deshalb ist hier weder ein Einwilligungsbanner noch ein eigener Absatz erforderlich.

2. Ihre Datenschutzerklärung ergänzen

So gehen Sie vor:

1. Öffnen Sie die Datenschutzerklärung Ihrer Website zum Bearbeiten.
2. Fügen Sie den Grundbaustein ein — einmal, egal wie viele Widgets Sie nutzen.
3. Fügen Sie darunter für jedes eingesetzte Widget aus der Tabelle oben den passenden Baustein ein.
4. Lesen Sie den Text einmal komplett durch und passen Sie ihn an Ihren Betrieb an: Wenn Sie ein Feld gar nicht abfragen, streichen Sie es aus dem Text.
5. Speichern und die Seite im Browser noch einmal ansehen.
6. Zum Schluss verlinken Sie Ihre Datenschutzerklärung direkt im Widget — wie das geht, steht gleich darunter.

Der letzte Schritt ist schnell erledigt und wirkt mehr, als er kostet: Wer gerade seine Telefonnummer eintippt, soll mit einem Klick nachlesen können, was damit passiert. Öffnen Sie dazu die Einstellungen des Widgets und tragen Sie die Adresse Ihrer Datenschutzseite ein (also zum Beispiel https://ihre-website.de/datenschutz). Unter dem Formular erscheint dann ein dezenter Hinweis mit Link. Beim Rückruf-Service gibt es zusätzlich das Feld Datenschutzhinweis im Widget (optional) für einen eigenen Satz.

Grundbaustein (immer einfügen)

Einsatz von RapidTools

Auf dieser Website setzen wir Widgets des Dienstes RapidTools ein
(Anbieter: RapidSpark, Ronny Saar, Saarbrücker Straße 77, 66564 Ottweiler).
Die Widgets werden von einem Server in Deutschland ausgeliefert. Sie setzen
keine Cookies in Ihrem Browser und laden keine Inhalte von Servern Dritter.

Beim Aufruf einer Seite mit einem solchen Widget wird technisch bedingt die
IP-Adresse Ihres Geräts an diesen Server übertragen, damit die Inhalte
ausgeliefert werden können. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse
an einer sicheren und funktionsfähigen Darstellung dieser Website
(Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

RapidSpark verarbeitet diese Daten ausschließlich für uns und nach unseren
Weisungen. Wir haben hierüber einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach
Art. 28 DSGVO geschlossen.

Baustein: Terminbuchung

Online-Terminbuchung

Über das Buchungs-Widget auf dieser Website können Sie Termine bei uns
vereinbaren. Dabei verarbeiten wir die von Ihnen gewählte Leistung, Datum und
Uhrzeit, Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse sowie – soweit Sie diese angeben –
Ihre Telefonnummer und Ihre Anmerkung zum Termin.

Zweck: Vereinbarung, Bestätigung, Änderung und Absage Ihres Termins sowie
Rückfragen dazu. Sie erhalten eine Bestätigung per E-Mail, die einen Link
enthält, über den Sie den Termin selbst absagen können.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Durchführung vorvertraglicher
Maßnahmen auf Ihre Anfrage hin bzw. Erfüllung des Vertrages mit Ihnen).

Speicherdauer: Wir speichern die Buchungsdaten, solange dies für die
Terminabwicklung und mögliche Rückfragen erforderlich ist, und löschen sie
anschließend, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen.

Baustein: Formulare

Kontakt- und Anfrageformular

Wenn Sie uns über das Formular auf dieser Website schreiben, verarbeiten wir
die von Ihnen ausgefüllten Felder (insbesondere Name, Kontaktdaten und Ihre
Nachricht). Zusätzlich speichern wir die IP-Adresse, von der die Nachricht
abgesendet wurde.

Zweck: Bearbeitung und Beantwortung Ihrer Anfrage; die Speicherung der
IP-Adresse dient der Abwehr von Spam und Missbrauch.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit Ihre Anfrage auf den
Abschluss oder die Durchführung eines Vertrages gerichtet ist, im Übrigen
Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Beantwortung von
Anfragen und an der Sicherheit unserer Systeme).

Speicherdauer: Wir löschen Ihre Anfrage, sobald sie abschließend bearbeitet
ist und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

Baustein: Rückruf-Service

Rückruf-Service

Über das Rückruf-Widget können Sie uns bitten, Sie anzurufen. Dabei
verarbeiten wir Ihren Namen, Ihre Telefonnummer, das von Ihnen gewünschte
Zeitfenster und – soweit Sie es angeben – Ihre Angabe zum Anliegen.

Zweck: Wir verwenden diese Angaben ausschließlich dazu, Sie wie gewünscht
zurückzurufen.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Durchführung vorvertraglicher
Maßnahmen auf Ihre Anfrage hin), im Übrigen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO
(berechtigtes Interesse an der Beantwortung von Anfragen).

Speicherdauer: Wir löschen die Rückrufbitte, sobald das Gespräch
stattgefunden hat und sie nicht mehr benötigt wird.

Baustein: Kostenrechner

Kostenrechner

Mit dem Rechner auf dieser Website können Sie unverbindlich einen Preis
ermitteln. Die Berechnung selbst findet in Ihrem Browser statt; dabei werden
keine Daten an uns übermittelt. Erst wenn Sie das Ergebnis absenden,
verarbeiten wir Ihre Auswahl, den errechneten Betrag, Ihren Namen, Ihre
E-Mail-Adresse sowie – soweit Sie diese angeben – Ihre Telefonnummer.

Zweck: Erstellung und Übermittlung eines Angebots sowie Kontaktaufnahme zu
Ihrer Anfrage.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Durchführung vorvertraglicher
Maßnahmen auf Ihre Anfrage hin).

Speicherdauer: Wir löschen Ihre Anfrage, sobald sie abschließend bearbeitet
ist und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

3. Vertrag zur Auftragsverarbeitung (AVV)

Der Gedanke dahinter ist einfacher, als der Name vermuten lässt: Die Daten Ihrer Kunden gehören Ihnen. Wir bewahren sie nur für Sie auf und tun damit nur das, was Sie uns auftragen. Genau das muss nach Art. 28 DSGVO schriftlich festgehalten sein — und im Zweifel müssen Sie es der Aufsichtsbehörde zeigen können.

1. Sie müssen nichts unterschreiben. Der Vertrag zur Auftragsverarbeitung ist Bestandteil unserer Vertragsbedingungen und gilt automatisch, sobald Sie ein Konto anlegen. Sie finden ihn jederzeit unter AV-Vertrag.
2. Für Ihre Unterlagen: Speichern Sie die Seite als PDF (im Browser über Drucken → „Als PDF sichern“) und legen Sie sie zu Ihren Datenschutzunterlagen. Damit sind Sie auskunftsfähig.
3. Wenn Sie eine unterschriebene Fassung brauchen — etwa weil ein Auftraggeber, eine Kammer oder Ihre Versicherung danach fragt: Schreiben Sie kurz an tools@rapidspark.de. Sie bekommen ein unterzeichnetes Exemplar per E-Mail zurück.

Welche Dienstleister wir selbst einsetzen (Hosting, E-Mail-Versand) und wie wir die Daten technisch absichern, steht ebenfalls im AV-Vertrag. Sie müssen diese Liste nicht auswendig kennen, sollten aber wissen, wo sie steht.

4. Löschfristen und Anfragen Ihrer Kunden

Wie lange dürfen die Daten liegen bleiben?

Es gibt keine feste Frist, die für alles gilt. Der Maßstab ist: so lange, wie Sie die Daten für den Zweck brauchen — und keinen Tag länger. In der Praxis heißt das:

• Eine erledigte Rückrufbitte kann noch am selben Tag weg.
• Eine beantwortete Formularanfrage darf ruhig ein paar Wochen bleiben, falls der Kunde sich noch einmal meldet.
• Ein vergangener Termin darf so lange bleiben, wie Sie ihn für Rückfragen oder Ihre Buchhaltung brauchen. Wo aus einem Termin ein Beleg wurde, gehen die steuerlichen Aufbewahrungspflichten vor — die Buchhaltung sticht das Löschgebot.

Automatisch aufräumen lassen (empfohlen)

Am angenehmsten ist es, wenn Sie gar nicht daran denken müssen. Schauen Sie dafür in die Einstellungen des jeweiligen Widgets: Wo es ein Feld für eine Löschfrist in Tagen gibt, tragen Sie eine Zahl ein — 90 Tage sind für die meisten Betriebe ein guter Wert — und ab sofort räumt das System selbst auf. Die 0 bedeutet „nie automatisch löschen“ und ist die Voreinstellung. Beim Rückruf-Service heißt das Feld zum Beispiel Erledigte Anfragen automatisch löschen nach (Tage).

Zwei Dinge sollten Sie dazu wissen:

• Bei der Terminbuchung wird die Buchung nicht gelöscht, sondern anonymisiert: Name, E-Mail, Telefon und Anmerkung verschwinden, während Datum, Leistung und Preis für Ihre Übersicht und Ihre Buchhaltung erhalten bleiben. Das ist Absicht — so vertragen sich Datenschutz und Betriebsprüfung.
• Finden Sie in den Einstellungen eines Widgets kein solches Feld, löschen Sie dort von Hand. Wie das geht, steht gleich hier darunter.

Von Hand löschen

Nehmen Sie sich einmal im Quartal zehn Minuten und räumen Sie den Posteingang auf:

Gelöscht ist gelöscht — die Einträge sind danach nicht wiederherstellbar. Wenn Sie größere Zeiträume oder alle Daten eines Widgets auf einmal loswerden möchten, schreiben Sie an tools@rapidspark.de. Wir erledigen das für Sie und bestätigen es Ihnen schriftlich.

Wenn ein Kunde Auskunft oder Löschung verlangt

Jeder Mensch darf von Ihnen wissen wollen, welche Daten Sie über ihn gespeichert haben (Art. 15 DSGVO), und deren Löschung verlangen (Art. 17 DSGVO). Adressat sind Sie, nicht wir — Sie sind der Verantwortliche. Sie müssen grundsätzlich innerhalb eines Monats antworten. So kommen Sie durch:

1. Anfrage notieren, mit Datum. Die Monatsfrist läuft ab Eingang.
2. Prüfen, wer da schreibt. Bei Zweifeln an der Identität dürfen Sie nachfragen — aber niemals Daten an die falsche Person herausgeben.
3. Nachsehen, was da ist. Melden Sie sich an und schauen Sie in den betroffenen Widgets nach dem Namen, der E-Mail-Adresse oder der Telefonnummer. Beim Modul Formulare exportieren Sie den Posteingang bequem über CSV-Export und suchen in der Tabelle.
4. Antworten. Bei einer Auskunft schreiben Sie, welche Daten Sie gespeichert haben, wofür, wie lange und woher — und nennen Sie uns als Auftragsverarbeiter. Bei einer Löschung löschen Sie den Eintrag wie oben beschrieben und bestätigen das kurz per E-Mail.
5. Sie kommen nicht weiter? Schreiben Sie an tools@rapidspark.de. Wir helfen Ihnen, alle Einträge zu einer Person zu finden, und löschen sie auf Ihre Weisung hin. Eine formlose E-Mail von Ihnen genügt uns dafür.

Eine Bitte an dieser Stelle: Antworten Sie lieber knapp und freundlich als gar nicht. Die allermeisten dieser Anfragen sind reine Neugier und in fünf Minuten erledigt. Ärger entsteht fast immer erst durch Schweigen.

5. Stolperfalle: keine Gesundheitsdaten im Freitext

Betroffen sind vor allem Physiotherapie, Heilpraktik, Zahnmedizin, Kosmetik und Pflege — aber auch der Friseursalon, sobald das Anliegen-Feld „Haarausfall“ oder „Kopfhauterkrankung“ einsammelt. Halten Sie es so:

• Formulieren Sie das Feld harmlos. Gut: „Wobei dürfen wir Sie unterstützen?“ oder „Ihr Terminwunsch“. Ungeeignet: „Bitte beschreiben Sie Ihre Beschwerden“.
• Sagen Sie es dazu: Ein Satz wie „Bitte machen Sie hier keine Angaben zu Ihrer Gesundheit — das besprechen wir persönlich.“ wirkt Wunder. Beim Rückruf-Service ändern Sie die Beschriftung in den Einstellungen unter Bezeichnung des Anliegen-Feldes. Bei den Formularen beschriften Sie jedes Feld ohnehin selbst. Bei der Terminbuchung heißt das Feld fest Anmerkung (optional) — dort schreiben Sie den Hinweis am besten in den Einleitungstext.
• Lassen Sie das Feld ganz weg, wenn Sie es nicht wirklich brauchen. Beim Rückruf-Service genügt dafür ein Häkchen: Feld „Anliegen“ im Widget anzeigen in den Einstellungen abwählen.
• Ist doch etwas hereingekommen? Kein Drama, aber auch nichts zum Liegenlassen: Eintrag lesen, das Nötige notieren, dann über Löschen beziehungsweise Kundendaten löschen entfernen.

Dieselbe Zurückhaltung gilt für Angaben zu Religion, Gewerkschaft, Herkunft, politischer Meinung oder Sexualleben. Was Sie nicht abfragen, kann Ihnen auch nicht zum Problem werden.

6. Ihre Checkliste

• Grundbaustein in der Datenschutzerklärung ergänzt
• Für jedes eingesetzte Widget mit Personenbezug den passenden Baustein ergänzt
• Namen und Anschrift in den Bausteinen an Ihren Betrieb angepasst
• AV-Vertrag als PDF zu den Unterlagen gelegt
• Datenschutzerklärung in den Widget-Einstellungen verlinkt
• Löschfrist eingestellt — oder eine feste Erinnerung, den Posteingang regelmäßig aufzuräumen
• Freitextfelder geprüft: keine Frage nach Gesundheit oder anderen sensiblen Angaben

Damit sind Sie für den Einsatz der Widgets sauber aufgestellt. Bleibt eine Frage offen — oder liegt eine Anfrage auf dem Tisch, bei der Sie unsicher sind —, schreiben Sie uns einfach: tools@rapidspark.de. Sie bekommen eine Antwort von einem Menschen, nicht von einem Ticketsystem.

Alle Anleitungen · Noch Fragen? Schreiben Sie uns: tools@rapidspark.de